Imprese, enti pubblici, associazioni e professionisti hanno la necessità di mantenere un archivio digitale sicuro e di condividere documenti informatici con enti esterni (fornitori, clienti etc.).
Tutte le informazioni strutturate e non strutturate, provenienti da qualsiasi fonte, devono essere acquisite, gestite e condivise in modo da consentire l’accesso a tutti i settori aziendali interessati.
Ogni area in cui i documenti vengono prodotti ed utilizzati dovrebbe avvalersi di un processo di razionalizzazione ed automazione dei flussi procedurali attraverso l’adozione di supporti informatici specifici per la gestione documentale.

Uno degli obiettivi principali di ogni organizzazione è lo sviluppo di un sistema efficiente e sicuro per lo scambio di informazioni. È quindi fondamentale l’adozione di una soluzione completa che consenta di automatizzare la gestione della documentazione cartacea ed elettronica e di fornire le informazioni richieste agli utenti autorizzati di tutte le sedi aziendali, indipendentemente dalla loro locazione fisica (archivi, armadi etc.).

FlexScan permette alle aziende di:

¬ automatizzare la gestione dei documenti e fornire a tutti gli utenti, secondo criteri di sicurezza, informazioni sempre disponibili, aggiornate ed affidabili ;

¬ ridurre i costi totali di gestione degli archivi cartacei, grazie alla diminuzione dell’hardware necessario (fotocopiatrici, carta, file di immagazzinamento duplicati per ogni ufficio che ha una copia del documento);

¬ ridurre i costi del personale necessario alla distribuzione manuale dei documenti e alla registrazione multipla nei vari file;

¬ ridurre i costi di gestione, acquisto ed espansione dello spazio necessario alla memorizzazione dei documenti dei file server.

Grazie a FlexScan, tutta la documentazione proveniente da email, fax, fogli cartacei o file elettronici viene acquisita, classificata ed inserita all’interno di un archivio documentale centralizzato. Gli utenti autorizzati possono quindi accedere in tempo reale a tutta la documentazione approvata ed aggiornata, anche attraverso criteri di ricerca personalizzati.

La soluzione garantisce inoltre lo snellimento dei flussi di approvazione e di revisione dei documenti, il miglioramento del controllo sui processi attraverso la standardizzazione del lavoro e la diminuzione della deperibilità della documentazione cartacea archiviata, non più soggetta a frequente consultazione.